Gestion documentaire au sein du logiciel CRM

Vous êtes gérant d’entreprise et pilotez une équipe commerciale ? Vous aimeriez gérer vos documents commerciaux au sein d’un logiciel performant ? ABW, intégrateur de proximité, vous présente la solution Microsoft Dynamics CRM 365 et plus particulièrement sa fonctionnalité de gestion documentaire : catalogues, brochures, plaquettes commerciales, offres commerciales, tarifs, etc…

MICROSOFT DYNAMICS CRM 365 Vidéo

Votre documentation commerciale centralisée grâce à Microsoft Dynamics 365

Choisissez le leader en solutions logicielles pour PME et Grands Comptes

brochure

Brochures, catalogues et plaquettes commerciales

Stockez les informations liées aux ventes de vos équipes commerciales, comme des brochures, plaquettes ou catalogues au format PDF.

recherche documentaire

Recherche documentaire performante

Une vue par défaut liste l’ensemble de la documentation. Pour un suivi personnalisé, ajoutez des écrans supplémentaires filtrés et avec un ordonnancement sur-mesure des colonnes.

Dématérialisation et transformation digitale

Dématérialisez vos documents et optimisez le travail en équipe. Démarrez ainsi la transformation digitale de votre entreprise durant l'ère du télétravail.

Gérez la documentation commerciale au sein du logiciel CRM Microsoft Dynamics 365 Sales, votre référentiel central d’informations commerciales (sous forme de pièces jointes commerciales) permettant de partager des informations avec d’autres utilisateurs.

Dynamics Sales permet en effet d’enregistrer tous types de documentations afin de la partager avec d’autres utilisateurs. Les types sont d’ailleurs paramétrables. À chaque document, il est possible d’associer un produit ou un concurrent ainsi que des fichiers en pièces jointes.

Professionnalisez votre gestion documentaire !

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Aperçu du logiciel CRM intégrant la gestion documentaire

Microsoft Dynamics 365

L'écran "Tous les documents commerciaux"

Pour une utilisation quotidienne des plus performantes, une vue par défaut liste l’ensemble de la documentation. Pour un suivi personnalisé, il est aisé d’ajouter des écrans supplémentaires filtrés et avec un ordonnancement des colonnes conformes à vos besoins.

ged crm
Exemple d'écran de gestion documentaire

Passez à la vitesse supérieure

Nous sommes intégrateurs CRM et souhaitons vous accompagner dans votre projet de logiciel CRM. Contactez notre équipe dès maintenant pour un service de qualité.

1. Pourquoi un logiciel CRM-GED pour sa gestion documentaire ?

Bien que les méthodes précédentes (utilisation d’un tableau Excel, de classeurs papier, de dossiers locaux d’images et PDF) fonctionne, il s’avère courant qu’un commercial peut vite se retrouver débordé par le flux d’informations à gérer.

L’utilisation d’un logiciel GED (pour gestion électronique des documents) permet

  • une organisation optimale en automatisant certaines tâches (filtrage, catégorisation, etc.),
  • un gain de place (les archives papier remplissent souvent de nombreuses armoires),
  • un suivi optimisé et commun à tous les intervenants dans votre entreprise,
  • de réduire vos coûts liés à cette tâche.
  • Enfin, et c’est un point des plus importants : la recherche de documentation est simplifiée.

2. Quels sont les plus du logiciel Dynamics Dynamics 365 CRM ?

Cette solution de gestion a été conçue et développée pour correspondre aux modèles de milliers d’entreprises.
Dynamics 365 permet de gérer les documents déjà existants, de les classer, mais également d’améliorer votre productivité au quotidien.

La mise en place d’une solution GED va permettre à votre entreprise de :

Dématérialiser vos documents et faciliter la transition digitale de votre société.
– D’uniformiser vos documents et vos processus documentaires : des workflows sont paramétrables dans l’outil et vous permettent de rédiger tous vos documents en suivant le même schéma et de mettre en place un processus de validation.
– De gérer les flux d’informations entrants et sortants sans risque d’en laisser de côté.
Conserver des documents en appliquant les normes en vigueur notamment concernant les règles de diffusion et de conservation des données, votre politique de confidentialités et l’application facilitée des mentions légales.
Retrouver rapidement tous les documents nécessaires en un temps réduit, puisqu’ils sont tous stockés au même endroit et structurés de la même manière et surtout grâce au moteur de recherche de Dynamics. Vous gagnerez en temps de préparation de vos réunions et de vos visites clients.
Partager les documents à l’ensemble des collaborateurs via votre espace dans le cloud. De cette façon, tous les intervenants d’une opportunité d’affaire ou d’un compte client ont accès à l’information. Et ce, qu’ils soient en présentiel dans votre entreprise ou en télétravail, voire depuis un mobile, pour un travail collaboratif optimisé.

3. Que va apporter ce changement de gestion à votre entreprise ?

Réduction des temps et des coûts

Le premier pôle d’amélioration sera celui des coûts, de stockage et de traitement des données mais aussi de production. Il est évident qu’un collaborateur passe plusieurs minutes de son temps hebdomadaire à rechercher des documents, la centralisation de vos documents sera votre meilleur atout pour la réduction temps passés.

Conservation professionnalisée des documents

Troisième avantage : vous allez réduire les risques de perte de document ou de savoir-faire. Dans le premier cas, cette nouvelle architecture documentaire vous permet de réaliser des audits plus fréquents vous garantissant la bonne application des processus propres à votre activité.

Dans le second cas, vous pourrez optimiser le travail en équipe puisque toute ladite équipe aura accès à la même base documentaire. En cas de départ de l’un de ces collaborateurs, le bon déroulement de vos activités commerciales est maintenue.

En intégrant une solution CRM-GED pour vos documents, vous participez à la transformation digitale des entreprises et organisations et à l’ère dite “zéro papier”.

Dernières nouveautés CRM

Découvrez les dernières nouveautés technologiques concernant la gestion commerciale grâce à nos articles de blog.

ABW Advanced Business Ware est intégrateur des solutions CRM Microsoft Dynamics 365 et souhaite vous accompagner au sein du projet de digitalisation de votre entreprise.

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